Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng mới nhất 2021

04/03/2021

Tin tức

NỘI DUNG BÀI VIẾT

Quý doanh nghiệp đang chuẩn bị tổ chức hội nghị khách hàng. Vậy tất nhiên chúng ta phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng để chương trình mang lại thành công và đạt hiệu quả cao nhất

Hoạt động tổ chức hội nghị khách hàng hiện nay là một hoạt động thường niên của các doanh nghiệp, bởi đây là một cơ hội và cũng như là cách để chúng ta có thể lắng nghe như đánh giá suy nghĩ của khách hàng, những đóng góp ý kiến của khách hàng. Đồng thời thắt chặt mối quan hệ với khách hàng để đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất và cũng là lời tri ân, cảm ơn đến khách hàng đã luôn đồng hành cùng chúng ta trong suốt những năm hoạt động vừa qua

Và bằng những kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng trong những năm qua, Hoàng Phát Event có một số gợi ý nho nhỏ cho quý khách, để chúng ta có sự chuẩn bị tốt nhất nhé

ke-hoach-to-chuc-hoi-nghi-khach-hang-tri-an-khach-hang — Sự chuẩn bị kĩ càng cho việc tổ chức hội nghị khách hàng là vô cùng quan trọng

Các bước lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng

1. Mục đích của hội nghị khách hàng

Báo cáo các hoạt động, tình hình kinh doanh trong năm qua của công ty
Lắng nghe những ý kiến, những đóng góp của khách hàng
Giới thiệu những bước đi, kế hoạch sắp tới của công ty
Giới thiệu những sản phẩm đã và đang chuẩn bị ra mắt
Gửi lời cảm ơn, tri ân sâu sắc đến khách hàng
Thắt chặt thêm mối quan hệ với những khách hàng thân thiết và tạo tiền đề để tạo dựng thêm mối quan hệ với khách hàng mới

2. Chuẩn bị khác khâu quan trọng cho hội nghị khách hàng

Ý tưởng cho chương trình hội nghị khách hàng: Mỗi chương trình đều có một chủ đề riêng, một cách riêng và chương trình phải đi theo một chủ đề và quan trọng là không bị lặp lại nội dung và các tiết mục biểu diễn lặp lại những lần trước đó
Lựa chọn địa điểm: Địa điểm dể tìm, được nhiều người biết đến và quan trọng bậc nhất là phải có hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng và không gian đáp ứng ít nhất là đủ cho chương trình
Lên danh sách khách mời: Những ai sẽ tham gia sự kiện, đó là những khách hàng thân quen, những đại lí phân phối, đối tác, hay thậm chí là cả giới truyền thông báo chí để PR cho chương trình hội nghị và đơn nhiên không thể thiếu chính là ban lãnh đạo và nhân viên công ty
Thời gian tổ chức chương trình: Lựa chọn những thời gian phù hợp nhất để những khách mời có thể gia đầy đủ nhất, thường là những ngày cuối tuần vào thứ 7, chủ nhật và khung giờ là tầm 11h, 15h hay 19h
Lên ngân sách: Liệt kê tất cả những thứ phải chi thành 1 danh sách cụ thể và chi tiết nhất, đồng thời phải có cả ngân sách dự trù để có thể giải quyết những vấn đề phát sinh

3. Setup chương trình

Trang trí cho sự kiện: Lựa chọn chủ đề muốn truyền tải cho khách hàng hoặc tạo dấu ấn đậm nét bằng các kiểu trang trí như trang trí bằng hoa, trang trí bằng formex, trang trí cổ điển, trang trí bằng mô hình, mút xốp hay thậm chí là những tiểu cảnh xưa cũ, thời bao cấp
Lắp đặt thiết bị sự kiện: Backdrop chụp hình, sân khấu, bàn ghế, hệ thống âm thanh ánh sáng, trụ inox, standee,... Và tất cả những thiết bị hay cách trang trí đều theo 1 tông màu theo chủ đề chúng ta muốn truyền tải
Thuê nhân sự cần thiết cho sự kiện: PG, PB, MC, nhóm nhảy múa, ca sĩ, ban nhạc, nghệ sĩ tranh cát, ảo thuật gia, lân sư rồng, hài kịch...

4. Lên kịch bản và chạy chương trình

Kịch bản tham khảo : Bất kì một chương trình sự kiện nào cũng có 2 phần đó là phần lễ và phần tiệc. Chúng ta phải phân bổ cho hợp lí

Phần đầu: Phần lễ

18:00-19:00: Đón khách, làm thủ tục checkin - trao mã số bốc thăm may mắn cho khách

19h00-19:05: Tiết mục mở màn: Hát múa, nhảy hiện đại, múa tương tác, múa trống truyền thống, trống nước...

19:05-19h10: Chiếu clip giới thiệu về đơn vị hoặc một đoạn teaser ngắn về công ty, sản phẩm đã và đang sắp ra mắt

19h10- 19h15: MC khai mạc chương trình, giới thiệu đại biểu:

- Giới thiệu chương trình

- Giới thiệu đại biểu

19h15 - 19h20: Đại biểu đơn vị lên phát biểu, tuyên bố lí do

19h20 - 19h50: Báo cáo tình hình hoạt đông của công ty, những dự định và bước đi sắp tới, giới thiệu sản phẩm mới, đối thoại giữa khách hàng và công ty

19h50 -19h55: Mời những khách hàng thân thiết, thay lời cảm ơn bằng bó hoa, quà tặng...

19h55 - 20h00: Đại biểu đơn vị và khách hàng lên khai tiệc, khui rượu

20h00 - 20h15: Khách hàng dùng tiệc

Phần tiếp theo: Phần tiệc 20h15 - 21h15

- Những tiết mục biểu diễn do các nghệ sĩ như nhóm múa nhảy, ca hát, ban nhạc, ca sĩ, ảo thuật gia...

- Tiết mục cây nhà lá vườn lên thể hiện xen kẻ với các tiết mục biểu diễn của nghệ sĩ

- MC tổ chức các trò chơi thú vị cho người tham dự, tạo không khí vui vẻ và gần gũi

- Chương trình bốc thăm trúng thưởng với những phần quà hấp dẫn giành cho người tham gia

21h15: Kết thúc chương trình, chụp hình lưu niệm, tặng quà cho những khách hàng những người tham dự hội nghị

5. Nghiệm thu, đánh giá kết quả

Xem xét những thành công đạt được trong chương trình
Nhìn lại những thiếu xót, chưa tốt trong chương trình
Rút kinh nghiệm hoặc tiếp tục phát huy hơn nữa cho những chương trình tiếp theo
Thanh toán và xem lại những chi phí đã chi cho chính xác...

Hoàng Phát Event mong rằng, với những gợi ý nho nhỏ ở trên sẽ giúp cho quý khách có được một kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng thật tốt, thật hoàn hảo cho chương trình của mình và rất mong và hi vọng rằng chúng tôi sẽ có cơ hội được đồng hành cùng với anh chị khách hàng để vẽ lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng ấn tượng nhất nhé

Bài viết tham khảo